Microsoft SharePoint to bardzo potężne narzędzie do współpracy i zarządzania dokumentami. Jest możliwe, że używasz go, nie zdając sobie z tego sprawy. Większość firmowych klientów opłaca SharePoint w ramach pakietów Microsoft 365 Basic i wyższych. Jeśli używasz Teams, korzystasz ze SharePointa — jest to podstawowy „kręgosłup” Teams do przechowywania dokumentów.

Na pewno kiedyś pomyślałeś: „skoro już za coś płacę, chcę z tego wydobyć maksimum”. Właśnie dlatego wiele firm jest zainteresowanych naszą pomocą, aby mogły zrozumieć i wykorzystać zalety tego potężnego narzędzia. SharePoint ma jednak pewną wadę. Potrafi tak wiele, że niewiele osób potrafi go skonfigurować tak, aby naprawdę odpowiadał potrzebom firmy. Jest świetnym narzędziem nie tylko jako wewnętrzne miejsce przechowywania, ale także do wymiany danych i współpracy z zewnętrznymi dostawcami.

Jak pomogliśmy elektrotechnicznej firmie produkcyjnej opanować chaos w plikach.

W zeszłym roku ten klient zwrócił się do nas z prośbą o pomoc w konfiguracji SharePointa dla potrzeb firmy. Celem było właściwe skonfigurowanie narzędzia, aby pracownicy mogli dzielić się ze sobą i z klientami instrukcjami obsługi i historią serwisową. Kolejnym wymaganiem było nie mieć danych w dwóch (lub więcej) miejscach, i móc dzielić się tymi samymi zasobami zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.

Klient ma kilka działów, a każdy dział pracował z określonymi dokumentami — i jak to często bywa, każdy dział miał dostęp tylko do niektórych dokumentów i folderów. Niektórzy mogli edytować, inni tylko czytać. Pliki były chaotycznie dzielone w e-mailach, jedno miejsce przechowywania, drugie miejsce przechowywania… i konieczne było z tym coś zrobić. Jednocześnie chciał dostarczać dokumenty swoim zewnętrznym użytkownikom (klientom) bez konieczności przesyłania lub dublowania dokumentów. Jednocześnie jednak było nie do pomyślenia, aby zewnętrzny użytkownik miał jakikolwiek dostęp do intranetu klienta.

Klient walczył z konfiguracją SharePointa przez około dwa lata, ale w duchu hasła „skoro już za coś płacę, chcę z tego wydobyć maksimum” nie chciał rezygnować z pomysłu. Ponieważ współpracował z nami w innych obszarach IT, zwrócił się do nas z pytaniem, czy moglibyśmy również pomóc w tej sprawie. Po krótkiej analizie i zaproponowaniu rozwiązania przystąpiliśmy do pracy. Cały proces przebiegł płynnie i właściwie bardzo szybko:

• Interakcje w celu zrozumienia potrzeb klienta — mapa myśli, określenie celu i rezultatu.
• Ustawienie środowiska testowego i stworzenie podstawowego schematu operacji.
• Testowanie na poziomie poszczególnych działów.
• Zbieranie opinii od pracowników, drobne poprawki.
• Wdrożenie na ostro i zapewnienie wsparcia, klient teraz sam zarządza SharePointem.

Jest bardzo zadowolony. Nie dubluje już danych i wszystko ma przejrzyste z jednego źródła z jasno ustawionymi uprawnieniami.

Jeśli szukasz potężnego narzędzia do zarządzania dokumentami, zatrzymaj się na chwilę. Prawdopodobnie już go używasz, a my pomożemy Ci go okiełznać.